Как создать архив документов в организации: пошаговый алгоритм

При выполнении деятельности различных организаций, включая индивидуальных предпринимателей, возникает необходимость в работе с различной документацией. Некоторые из ключевых документов, касающихся важных приказов, учета и управления персоналом, требуют длительного хранения. Без архива сохранить и организовать документы становится практически невозможно.
В данной статье представлено пошаговое руководство по тому, как структурировать документы и эффективно управлять их хранением, учитывая при этом новые правила и требования к хранению документов. Подробно рассмотрено как систематизировать документы, как организовать хранение документов, а также как привести их в соответствие с актуальными нормами и стандартами.

В соответствии с законом об архивном деле от 22.10.2004 г № 125-ФЗ, архивные документы в деятельности организации являются обязанностью не только государственных органов, но и коммерческих структур, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, работающих на частной основе. Правила выполнения данной обязанности утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 г № 77.

Согласно этим нормам, государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы - специальные подразделения или структурные отделы, предназначенные для хранения архивной документации.

Для коммерческих организаций это требование не является обязательным. Индивидуальные предприниматели и компании сами определяют методы и организацию хранения документов: либо в своем собственном архиве, который может быть как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого отдела, либо путем заключения договора на аутсорсинг.

В зависимости от объема генерируемых документов в ходе деятельности компании руководитель определяет количество сотрудников, занимающихся архивным делом - от одного архивариуса до целой службы. Архивные документы в деятельности организации представляют собой любой материальный носитель информации, будь то бумажный или электронный, содержащий важные данные для государства, организаций и граждан. Документ должен быть идентифицируемым и иметь особенности, позволяющие его отличить.
К архивным документам относятся кадровые приказы, должностные инструкции, первичные учетные документы, протоколы и другие аналогичные материалы. Детальный перечень и сроки хранения такой документации указаны в Приказе Росархива от 20.12.2019 года № 236.

Правила организации использования архива очень важны для любой компании. Если организация сама создает свой архив, ей необходимо разработать внутренние правила, такие как положение о структурном подразделении, ответственном за архивное дело, и положение об архиве. Эти документы требуются в соответствии с пунктом 3 Правил № 77.

Для правильного оформления указанных документов важно знать действующие нормативные требования к архивам, такие как:

• Федеральный закон от 22.10.2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле...".
• Перечень типовых архивных документов, определяющий сроки их хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 года № 236).
• Инструкция по применению перечня в пункте 2 (Приказ Росархива от 20.12.2019 года № 237).
• Правила для архивного фонда (Приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77).
• Примерное положение об архиве организации (Приказ Росархива от 11.04.2018 года № 42).

Важным документом, который необходимо разработать в организации, является номенклатура дел. В архиве документы обычно структурируются по делам. Дело представляет собой единицу хранения, содержащую архивные записи одной тематики и с одним сроком хранения.

Список дел составляет номенклатуру, приблизительная форма которой приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам № 77. Начиная с 2023 года, в ней отдельно указываются бумажные и электронные дела, включая цифровые документы. Номенклатура дел утверждается ежегодно и вступает в силу с 1 января текущего года. Документы становятся архивными с 1 января следующего года после того, как они были закрыты для документооборота.

Например, если журнал учета инструктажей был завершен 30 декабря, его можно передать в архив для хранения с 1 января. А если последняя запись была сделана 1 января, то он попадет в архив уже в следующем году.

Учет документов в архиве организации осуществляется в строгом соответствии с Правилами Росархива.

Дела классифицируются на три категории:

1. Документы для постоянного хранения.
2. Документы для временного хранения (более 10 лет).
3. Документы, касающиеся личного состава уволенных сотрудников.

Все эти категории документов регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.

В Приложениях к Правилам № 77 содержатся образцы обязательной документации, используемой в архиве: журналы учета поступления и выбытия документов, листы-заверителей, описи и реестры документов, номенклатура и листы фондов. Каждому делу присваивается уникальный учетный номер, который упрощает процесс поиска и структурирования документов. При перемещении каждого документа архивариус делает запись в журнал учета. Раз в год необходимо проводить сверку данных и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник обязан убедиться, не были ли утрачены документы и в каком состоянии они находятся.

Хранение документов
Один из ключевых этапов подготовки к формированию архива заключается в проведении инвентаризации документов и определении сроков их хранения. В Перечне Росархива, а также в Инструкции №237 можно найти стандартные формы документов с указанием данных сроков. Учет и хранение документов в архиве организации очень важны для обеспечения правильного порядка и контроля.
В архив должны быть переданы документы, которые подлежат хранению более 10 лет (п. 34 Правил № 77). Если срок хранения согласно номенклатуре короче, эти документы остаются у специалистов структурных подразделений до истечения срока, после чего они подлежат уничтожению по результатам акта экспертной комиссии. Учет и хранение документов в архиве организации должны соответствовать установленным нормам и правилам.

Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о уничтожении документов раньше установленного срока или о сокращении срока их хранения. Продление срока хранения документов возможно, однако это решение принимает специализированная экспертно-проверочная комиссия.

Учет и хранение документов в архиве организации является одним из важных аспектов правильного ведения делопроизводства.
Постоянно хранятся:

• уставы
• положения
• коллективные договоры
• штатные расписания
• бухгалтерские отчеты за год
• протоколы собраний трудовых коллективов
• документы о реорганизации и ликвидации
• приказы, относящиеся к основной деятельности организации.

Отдельно стоит выделить документы, касающиеся персонала. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай относится к завершенному делопроизводству до 1 января 2003 г, второй — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Учет и хранение документов в архиве организации обеспечивает сохранность информации и истории работы предприятия.

Срок хранения начинается с каждого года, следующего за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По истечении определенного времени подлинники передаются архивариусом в государственный архив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких документов в организации устанавливаются в соглашении с муниципальными органами.

Учет и хранение документов в архиве организации – залог сохранности и надежности информации на протяжении длительного времени.

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче.

Передача документов в архив организации происходит по определенным правилам:

• Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу).
• Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом.
• Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
• Работник составляет внутреннюю опись передаваемого дела.
• В описи отмечают подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения.
• При необходимости в примечаниях указывают на физическое состояние бумаг, количество копий или перемещение документа.

Эта процедура происходит ежегодно и обычно осуществляется на основании приказа директора. Срок сдачи бумаг в архив составляет не ранее года, но не позднее 3 лет согласно пункту 4.1 Правил №77.

При завершении описи пишут общее количество принятых дел цифрами и прописью, указывают пропущенные листы и дату передачи. После этого архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Дела сотрудников сшиваются в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц строго в хронологическом порядке - от приказа о приеме до увольнения.

Перед передачей дела в архив все копии персональных документов должны быть удалены и уничтожены.

Обучить специального сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!

Шаг. 1 Оборудование помещения
Помещение должно соответствовать условиям Правил №526.

Исключение: ИП и коммерческие компании.

Требования к помещению для архива:

• Должно быть выделено отдельное помещение, состоящее из нескольких комнат. Оно обязательно должно располагаться в административном здании, исключая чердаки и подвалы.
• В хранилище необходимо установить специальное оборудование, такие как металлические стеллажи и шкафы.
• Помещение должно быть оборудовано достаточной вентиляцией, быть темным, сухим, а также иметь запасной выход в соответствии с нормами противопожарной безопасности.
• Доступ к архиву должен быть ограничен для обеспечения конфиденциальности персональных данных. Утечка информации или потеря важных документов может повлечь за собой высокие штрафы, поэтому это требование имеет особое значение.

Шаг 2. Организация архива

• Разработать Положение организации архива (Приказ Росархива от 11.04.2018 г № 42). Обязательно ознакомить с ним ответственных лиц, а также сотрудников, участвующих в работе архива, например, сотрудников, отвечающих за передачу документов.
• Выпустить Приказ о назначении ответственного за работу с архивом. В небольших организациях этой функцией могут заниматься делопроизводители или кадровые специалисты.
• В крупных компаниях с обширным персоналом рекомендуется создать отдельное структурное подразделение и назначить архивариуса. Необходимо также внести изменения в штатное расписание.
• Составить Должностную инструкцию для новой должности с четко определенными правами и обязанностями.
• Выпустить Приказ о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов. Регулярно проводить работы с комиссией.
• Для создания деловых архивов составить номенклатуру дел организации на основании результатов экспертизы.
• Утвердить График передачи дел в архив.

Перечень содержит общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Сроки хранения необходимо указать, ссылаясь на статьи Перечня.

Шаг 3. Создание электронного архива

• Сделать выбор в пользу определенной программы и системы для электронного документооборота.
• Разработать номенклатуру дел, установить приоритетные документы для сканирования и распределить их по важности.
• Приобрести необходимое оборудование и различные электронные носители информации, такие как диски и флеш-накопители.
• Внести изменения во внутренние документы по архиву, включая требования к учету и хранению электронной информации.
• Провести инвентаризацию бумажного архива, отдавая предпочтение сканированию более новых документов и материалов.
• Оцифровать выбранные документы и сохранить их на электронных носителях.
• Добавить сканированные материалы в программу для централизованного хранения архива.
• Назначить ответственного за формирование электронного архива.
• Проводить регулярную проверку архива на наличие вредоносных программ.

Электронный архив документов организации обладает рядом явных преимуществ перед бумажным. Это экономия места и бумаги, а также возможность быстрого доступа к нужной информации. В отличие от бумажных документов, электронные не портятся со временем и не подвержены потере частей.
Тем не менее, электронные носители подвержены риску физических повреждений или магнитного размагничивания. Рекомендуется проводить проверку носителей каждые 5 лет и, при необходимости, обновлять данные. Также стоит учитывать изменение форматов воспроизведения информации, например, при смене оборудования на более современное.

Надеемся что наши рекомендации помогут организации работы с архивом документов и создании архива с нуля.